TMS – Wieso? Weshalb? Darum!

Optimierte Prozesse, effizienteres Projektmanagement, erhöhte Produktivität, gesteigerte Qualität, gesunkene Kosten...

Die Liste der Vorteile eines Translation Management Systems kann beliebig erweitert werden. Überzeugen Sie sich selbst, wie Ihr Unternehmen mithilfe eines TMS im Übersetzungsmanagement profitiert.

 

Gründe für den Einsatz eines TMS

Translation Management Systeme kommen bei der Synchronisierung von mehrsprachigen Websites ebenso zum Einsatz wie bei der Übersetzung von großen Datenmengen aus der technischen Dokumentation. Sie können darüber hinaus die Arbeit für mehrsprachige Marketingprodukte wie z.B. InDesign-Dateien aus der Katalog- und Broschürenproduktion vereinfachen. Ein TMS bietet sich an, um diese Textinhalte zu übersetzen, zu optimieren, fehlerhafte Übersetzungen zu vermeiden und den gesamten Prozess zu beschleunigen. Durch eingebundene Funktionen zur Benutzerverwaltung, Rechtezuordnung und Terminsteuerung unterstützt ein TMS-Projektmanager zudem dabei, den gesamten Übersetzungsprozess zu koordinieren.

Verkürzung der Produktionszeit
Vielleicht kennen Sie das: Texte werden von einer InDesign-Datei in eine Word-Datei kopiert und an eine Übersetzungsagentur weitergeleitet. Anschließend wird die übersetzte Word-Datei wieder zurück gesendet und in das InDesign-Dokument kopiert. Dabei stellt der Setzer fest, dass der Platz für die Übersetzung auf der entsprechenden Seite in der Broschüre nicht mehr ausreicht. Außerdem passen die französischen Marktanpassungen nicht zur Broschüre für den französischsprachigen Raum der Schweiz. Dateien werden mehrmals hin- und hergeschickt, Fehler entstehen, endlose Korrektur- und Abstimmungsschleifen nehmen ihren Lauf.

Der Einsatz von Übersetzungssoftware vermeidet solch einen unnötigen Korrekturaufwand. Durch eine PDF-Layoutvorschau können bereits während des Übersetzungsprozesses Kontextzusammenhänge oder Textüberläufe geprüft werden. "Copy & Paste", E-Mail-Versand der Dateien sowie unnötige Kommunikation entfallen.

Die meisten Systeme ermöglichen es zudem Benutzern Rollen zuzuweisen (z.B. Übersetzer, Korrekturleser, Marktverantwortliche, Projektkoordinator). So können Termine gesteuert, Benachrichtigungen automatisch verschickt und Kommentare hinterlegt werden. Nahezu zeitgleiches und mobiles Arbeiten überall auf der Welt werden von vielen Systemen unterstützt.

Ergebnis: Der gesamte Übersetzungsprozess wird schneller, schlanker und übersichtlicher.

Statushandling
Super, wenn Übersetzer, Korrekturleser und Produktverantwortliche überall auf der Welt zeitgleich an den Übersetzungen arbeiten können. Durch die simultan verlaufenden Arbeitsprozesse können allerdings neue Probleme entstehen.

Früher waren die Prozesse einfacher: Kleine Frequenzen, wenige Ausspielkanäle, simpel aufgebaute Produktinformationen und nur eine Handvoll relevanter Sprachen ließen das manuelle Copy-Paste-Verfahren für Übersetzungen zu. Zunehmende Vertriebskanäle und Produktinformationen erfoderten schließlich einen höheren Grad der Automatisierung – die PIM-Systeme kamen ins Spiel. Einige Übersetzter begannen direkt im PIM die Übersetzung vorzunehmen. Durch neue Märkte, vielseitige Kanalangebote und individuell ausgerichtete Produktinformationen hat sich die Menge und Komplexität der zu übersetzenden Inhalte jedoch vervielfacht. Das Ablaufmodell verdeutlicht: Es genügt nicht nur die Abläufe sicherzustellen, sie müssen auch aufeinander abgestimmt und durch Kontrollmechanismen überprüft werden.

Statushandling - The pain of corrections

Ein Fallbeispiel: Ein Text wird vom zuständigen Produktmanager freigegeben und gelangt somit vom PIM-System in den Übersetzungsprozess – Soweit so gut! Wenig später fällt jedoch ein Fehler im Text auf, der im PIM behoben wird. Nach der Verbesserung des Textes wird nochmals die Übersetzung des nun „korrekten Textes“ eingeleitet – der „fehlerhafte Text“ ist bereits mitten in der Übersetzung. Geht man davon aus, dass alle Texte an den gleichen Übersetzer, in der Reihenfolge ihrer Fertigstellung gelangen, wäre das kein Problem. Große Unternehmen beschäftigen allerdings mehrere Dienstleister und Übersetzer mit unterschiedlichen Durchlaufzeiten. Die Gefahr: Das TMS speichert im PIM die letze eingehende Version des Textes und überschreibt die bestehende Version. Wird nun der „korrekte Text“ schneller übersetzt als der „fehlerhafte Text“, so würde der „korrekte Text“, der bereits im PIM eingespielt wurde, durch die vermeintlich neuere Version des „fehlerhaften Textes“ überschrieben. Das wollen Sie nicht!

Um dies zu verhindern wird zwischen PIM und TMS ein „Statushandling“ integriert. Das „Statushandling“ oder der sogenannte „Broker/Handler“ identifiziert während des Übersetzungsprozesses den fehlerhaften Text im TMS und sortiert ihn aus. Sie sparen sich somit die Übersetzung des fehlerhaften Textes und stellen gleichzeitig sicher, dass der korrekte Text im PIM gespeichert wird.

Der Ablauf der Korrektur wird kontrolliert und Duplikate verhindert, Kosten reduziert sowie die Konsistenz der Inhalte gesteigert.
Ein weiterer wichtiger Aspekt: Falsche Inhalte gelangen dadurch nicht in die Translation Memory und eine Weiterverwertung falscher Texte wird verhindert.

Wiederverwendung und Konsistenz
Durch die Translation-Memory-Komponente wird sichergestellt, dass bereits getätigte Übersetzungen wiederverwendet werden können. Dies reduziert zum Einen die Durchlaufzeiten. Zum Anderen führt es dazu, dass die übersetzen Texte in sich und untereinander konsistent sind. Eine Translation Memory stellt zudem sicher, dass auch Wiederholungen innerhalb eines Dokuments auf gleiche Weise übersetzt werden.

Terminologie
Unternehmen verwenden häufig Fachterminologie, die in allen Ländern und Sprachen durchweg konsistent übersetzt und verwendet werden muss. Ein wichtiger Bestandteil eines Translation Management Systems ist die sogenannte Terminologie-Funktion. Die Darstellung und Pflege der fremdsprachigen Terminologie ist eine der Kernkompetenzen eines guten Translation Management Systems. Klären Sie vor der Einführung des Übersetzungsmanagements, ob die Terminologie durch bestimmte Benutzer bearbeitet und geändert werden kann.

 

 

Vorteile für Unternehmen auf einen Blick

Effizienz  -  Kostenreduktion  -  Datenqualität

  1. Qualitätssteigerung von Übersetzungen
  2. Reduktion von Abstimmungsrunden durch Layoutvorschau
  3. Nutzung bereits vorhandener Übersetzungen durch Translation Memory
  4. Vermeidung doppelter Arbeitsschritte und Kommunikationsschleifen
  5. Konsistenz in der Fachterminologie
  6. Qualifiziertes Projektmanagement
  7. Langfristige Kostenreduktion für Übersetzung und DTP-Arbeiten
  8. Verkürzung der Produktionszeit im gesamten Übersetzungsprozess

Welche Möglichkeiten bietet ein modernes Übersetzungs- / Translation Management?

1. Wörterbücher und Wortvorschläge
Unternehmen verwenden in Ihrer Unternehmenssprache bestimmte Fachausdrücke, die konsistent eingesetzt und auch übersetzt werden müssen. Diese Fachausdrücke werden in Wörterbüchern abgespeichert und den Übersetzern automatisch vorgeschlagen, wodurch eine einheitliche Terminologie über alle Kanäle hinweg gewährleistet wird. Auch branchenspezifische oder regionsabhängige Begriffe können in den Wörterbüchern gespeichert werden, so dass immer das passende Wording für den jeweiligen Zielmarkt verwendet wird.

2. Translation Memory
An Übersetzungen für Unternehmen sind oftmals viele Übersetzer beteiligt, die nach eigenem Ermessen die Übersetzungen vornehmen. Um die Konsistenz von Übersetzungen zu bewahren, bietet sich die Verwendung von Translation Memory an. Hierbei werden bereits übersetzte Textfragmente (Sätze oder auch komplette Absätze) miteinander verglichen, auf Übereinstimmung geprüft und automatisch übernommen. Neben dem Erhalt der Konsistenz werden somit auch doppelte Übersetzungen vermieden und Übersetzungskosten und Zeit minimiert.

3. Maschinelle (Vor-)Übersetzungen
Um den Verlauf von Übersetzungen zu beschleunigen, werden immer häufiger maschinelle Vorübersetzungen in den Übersetzungsprozess involviert. Anstatt ganz von vorne anzufangen, muss der Übersetzer die Vorschläge dann nur noch überarbeiten. Die Möglichkeiten der Integration hängen vom jeweiligen TMS-Anbieter ab.