Das sollten Sie zum Thema TMS wissen.

Was ist bei der Auswahl und Einführung einer Translation-Management-Software zu beachten? Welche Anforderungen kann ein TMS erfüllen? Für welche Unternehmen eignet sich der Einsatz eines Übersetzungs-Tools?

Hier finden Sie nützliche Tipps, um sich für das anstehende TMS-Projekt zu rüsten.

 

Welche Anforderungen hat Ihr Unternehmen an ein TMS?

Im ersten Schritt ist es wichtig festzustellen, welche Ansprüche Ihr Team an ein Translation-Management-Tool hat.

Achten Sie darauf, dass das TMS alle Dateiformate, die Sie einsetzen, verarbeiten kann. TMS-Systeme sind auf unterschiedliche Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten, eventuell sind daher einige TMS-Systeme in Ihrem Unternehmen einfacher zu implementieren als andere – je einfacher die Implementierung, desto kürzer der Einführungsprozess. Funktioniert der Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen vollautomatisch, beschleunigt dies den späteren Übersetzungsprozess und spart dauerhaft Aufwand und somit Kosten. Liegt Ihnen die Benutzerfreundlichkeit besonders am Herzen? Prüfen Sie wie übersichtlich und intuitiv das System zu bedienen ist.

Manche Unternehmen legen großen Wert auf Flexibilität. Inwieweit kann der TMS-Anbieter auf Ihre Wünsche und Anforderungen eingehen? Werden Kunden bei der Weiterentwicklung einbezogen? Inwieweit und wie einfach sind Customizings möglich? Ebenso wichtig ist die Frage, ob Sie weitere Dienstleistungen, wie etwa Support oder Hosting benötigen und ob Ihnen diese der TMS-Anbieter bzw. ein Partnerunternehmen zuverlässig bieten kann.

Wichtig: Setzen Sie Maßstäbe, bevor Sie sich Translation-Management-Systeme anschauen. Je näher der Anbieter Ihren Anforderungen kommt, desto zufriedener werden Sie am Ende mit der Lösung sein.

 

Idealtypisches Vorgehen eines TMS-Projekts

Idealtypisches Vorgehen eines TMS-Projekts

 

Worauf müssen Sie bei der Auswahl eines TMS achten?

Eine passende TMS-Software zu finden bedarf vorausgehender Abwägungen und Klärungen. Jedes Translation-Management-System hat seine Stärken und Schwächen. Klären Sie zunächst mit den Verantwortlichen und Key Usern, welche Eigenschaften und Funktionalitäten wirklich essentiell wichtig sind, um Ihren Übersetzungsmanagementprozess zu optimieren. Anschließend werden die in Frage kommenden TMS-Anbieter diesbezüglich geprüft und bewertet, um herauszufinden welcher Dienstleister die beste Lösung für Ihre Anforderungen bereitstellt.

Ein paar Fragen, die Ihnen während des Übersetzungsprojektes helfen können:

1. Welche Datei- und Austauschformate kann das Übersetzungs-Tool verarbeiten?
Ob Druckdateien oder Texte für Webseiten – je mehr Formate das Translation Management System individuell verarbeiten kann, desto besser. Behalten Sie im Hinterkopf, dass zu einem späteren Zeitpunkt weitere Abteilungen Ihres Unternehmens und somit auch weitere Formate hinzukommen könnten.

2. Gibt es Schnittstellen, wenn ja welche?
Typische Beispiele für mögliche Schnittstellen sind PIM, CMS und ERP. Auch hier gilt: Je mehr, desto besser. Verwalten Sie Ihre Übersetzungen anhand eines Produktinformationssystems (PIM), ist natürlich eine möglichst automatisierte Anbindung nötig. Klären Sie also vorab, ob das jeweilige Quellsystem durch das TMS unterstützt und ggf. weiterentwickelt wird.

3. Muss eine Software bei den Nutzern installiert werden?
Herkömmliche Software muss auf dem Rechner eines jeden Users installiert werden. Man spricht von einer On-Premise-Lösung. Alternativ gibt es sogenannte Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS), die web-basiert funktionieren. Eine Installation der Software bei den Nutzern ist dann nicht notwendig. Beide Möglichkeiten bieten Vor- und Nachteile, vor allem in Bezug auf Datensicherheit, Anbindung und Support. Häufig entwickeln Unternehmen daher Vorgaben, welche Lösung erlaubt ist.

4. Gibt es eine Layout-Vorschau?
Eine Layout-Vorschau hilft dabei, den Prozess der Medienproduktion entscheidend zu verkürzen. Übersetzer können während des Übersetzungsprozesses direkt überprüfen, ob die Übersetzung in das Original-Layout passt oder ggf. gekürzt werden muss. Zusätzliche Korrekturschleifen werden hierdurch vermieden.

5. Welche Workflows beinhaltet das System? Lassen sich diese unternehmensspezifisch individualisieren?
Je mehr Personen und Abteilungen eines Unternehmens in den Übersetzungsprozess involviert sind, desto wichtiger sind Workflows. In der Regel gilt: Je flexibler diese an Ihre Anforderungen angepasst werden können, umso besser. Achten Sie darauf, dass der von Ihnen gewünschte Geschäftsprozess auch tatsächlich abgebildet und bei Bedarf mit wenig Aufwand verändert werden kann. Dies vermeidet unnötige Folgekosten. 

Aber: Trauen Sie sich, Standardprozesse zu nutzen. In vielen Unternehmen haben sich über die Jahre kompliziertere Prozesse als nötig entwickelt. Vordefinierte Standardprozesse basieren auf den BestPractices vieler unterschiedlicher Kunden. Nutzen Sie diese Erfahrung, um Ihre eigenen Prozesse zu optimieren.

6. Gibt es eine Reporting-Funktion (z.B. für die Analyse der Kosten und des Volumens)?
Um Kosten und Timing immer im Blick zu haben, ist ein Reporting-Tool äußerst sinnvoll. Hier gilt: Je mehr Nutzer beteiligt und Projekte zu verwalten sind, desto hilfreicher ist diese Funktion.

7. Kommen noch andere (zunächst versteckte) Posten von weiteren Firmen oder Kooperationspartnern hinzu, die das Translation-Management-Tool nicht allein erbringen kann?
TMS-Anbieter bieten teilweise Leistungen an, die sie nicht selbst erbringen, sondern durch externe Dienstleister geleistet werden. Klären Sie vorab, ob dies der Fall ist und welche Kosten zusätzlich einzuplanen sind.

8. Welche Aspekte sind während der technischen Implementierung zu beachten?
Die Implementierung umfasst nicht nur die technische Einführung des Systems. Mindestens genauso wichtig sind beispielsweise die Einrichtung des Supports, die Abstimmung über Strukturen, Prozesse und Verantwortlichkeiten sowie die Planung und Durchführung von Workshops und Schulung der Mitarbeiter.

9. Livegang – und dann?
Nach dem Livegang ist die Arbeit noch lange nicht getan. Beachten Sie, dass anschließend Ressourcen für die Evaluierung und Kontrolle sowie die stetige Optimierung des Systems eingeplant werden müssen.